Какие бывают собрания

Содержание

Деловые совещания

Какие бывают собрания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

  • деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
  • собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
  • переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;
  • дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи.

Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

  • поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
  • интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
  • определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
  • решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

  • по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
  • по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
  • по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
  • по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации.

Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи.

Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

  • определяется список участников совещания;
  • на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
  • в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или ания.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

  • приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
  • освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
  • организация мозгового штурма по ее решению;
  • оценка всех имеющихся вариантов;
  • аккумулирование вариантов решения проблемы;
  • ание или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
  • определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других.

Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Ещё интересные ссылки на статьи

Деловой этикет на зарубежных выставках
Деловые организации: особенности и специфика
Деловые партнеры компаний: поиск, общение, поздравления

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник: https://www.expocentr.ru/ru/articles-of-exhibitions/17022/

Какие бывают виды собраний собственников?

Какие бывают собрания

Собрания собственников стали важной частью жизни владельцев жилья в МКД. Без них невозможно принять очень многие решения. Между тем, законодательство в России довольно часто меняется и многие владельцы квартир перестали ориентироваться в том, как принимаются решения, что для этого нужно.

Зачастую очень значимые для всех решения принимаются при проведении незаконной процедуры. Организаторы не заботятся ни о каких собраниях. Просто проходят со списками по квартирам и собирают подписи. Между тем, все намного сложнее. И, конечно, наш сайт поделиться с вами нужной информацией.

Начнем с того, что в соответствии со ст. 45 Жилищного кодекса можно проводить два вида собраний собственников: годовое общее и внеочередное.

Годовое общее собрание

Подобное собрание собственников должно проходить в обязательном порядке. Владельцы жилья в МКД не имеют права отказаться от его проведения.

В июне 2015 года в Жилищный кодекс РФ приняты поправки, которые устанавливают, что собственники помещений обязаны проводить годовое общее собрание в течение 2-го квартала года, следующего за отчетным.

При желании можно установить и другой срок, но это должно делаться после ания общего собрания собственников.

Внеочередное собрание

Внеочередное собрание может состоятся по инициативе любого собственника помещений или помещений в МКД. Также его можно провести по желанию управляющей компании. В отличие от годового общего собрания внеочередное – дело добровольное. Правда, и при его созыве необходимо соблюдать все формальности: с уведомлением, кворумом, темой.

Очное собрание

Первым делом для проведения собрания и принятия какого-либо решения нужно попытаться собрать всех или хотя бы половину собственников жилья. Это и будет называться очным собранием. Правда, подобная форма для абсолютного большинства домов уже давно стала нереальной.  Законодатели нашли выход и предложили собственникам другой вариант.

Заочное ание

В том случае, если была сделана попытка собрать собственников жилья и она окончилась неудачей, можно провести заочное ание. Это разрешает сделать ст. 47 Жилищного кодекса РФ.

Подчеркнем, заочное собрание можно провести только после того, как по той же самой повестке инициативная группа уже пыталась провести общее очное собрание, но не набрала кворума. Инициаторы проведения собрания в этом случае должны принести бюллетени с повесткой собрания в квартиры.

Владельцы помещения читают обозначенные в повестке вопросы, думают, а затем голосуют и приносят бюллетени в установленное для этого места. Или просто отдают представителям счетной комиссии.

Очно-заочная форма проведения собрания

В 2015 году законодатели пошли дальше и предложили собственникам еще один вариант принятия решения. После новых изменения Жилищного кодекса РФ стало возможно проводить собрания в очно-заочной форме. Поясним, что это такое.

Собственники квартир могут обсудить какие-либо вопросы на очном собрании и у них есть возможность по каким-то пунктам принять решение на собрании, а по некоторым подумать несколько дней.

После обдумывания решение нужно оформить в письменном виде и принести по указанному в протоколе адресу.

Уведомление об общем собрании

Теперь поговорим о правильной процедуре уведомления об общем собрании. Есть разработанная и утвержденная форма. В уведомлении обязательно должна быть информация об инициаторе созыва собрания. Также указывается форма проведения собрания. В уведомлении пишутся время и место проведения собрания, дата.

Там должна быть информация о сроках начала и окончания приема решений; точный адрес и место, куда нужно будет отправлять свои «бюллетени». Конечно же, в уведомлении сообщается повестка собрания. И, кроме того, информация о том, как и где познакомиться с материалами, по которым и будет идти обсуждение.

Кворум

Уведомить и даже собрать собственников – мало. Нужно, чтобы проало определенное количество владельцев квартир. Для того чтобы решение общего собрания собственников было принято, оно должно набрать более 50 % от числа тех, кто участвует в собрании.

Есть и вопросы, по которым решения принимаются при наличии две третьих всех собственников помещений в данном доме, а не только тех, кто пришел на собрание. И это тоже нужно учитывать. К ним относятся вопросы, указанные в п.п. 1–3.1. ч. 2 ст.

44 Жилищного кодекса:

– о реконструкции многоквартирного дома, строительстве хозяйственных построек;

– связанные с организацией и проведением капремонта;

– о порядке использования земельного участка;

– каким образом может быть использовано общее имущество собственников помещений многоквартирного дома (в том числе и о размещении на доме рекламных конструкций);

– кого от имени всех собственников уполномочить на заключение договоров о пользовании общим имуществом.

Добавим к этому, что тему собрания нельзя поменять прямо на мероприятии. Если в повестку включено обсуждение лавочек, то по ним и нужно принимать решение. Для обсуждения и принятия решение по другим темам придется созывать новое собрание.

Голосование

Есть и другие особенности ания собственников жилья в МКД. Можно ать лично или через представителя. Правда, бюллетень представителю собственника выдадут, если он предоставит нотариально удостоверенную доверенность.

Внимательнее заполняйте бюллетень. При неправильном заполнении бюллетеня он признается недействительным. Причем, он может быть признан таким частично. Учитываются только те пункты, где есть ошибка.

И еще пара пунктов, на которые собственникам следует обратить внимание:

– за несовершеннолетних до 18 лет должны ать их родители или иные законные представители (опекуны, попечители).

– голоса считаются не по числу собственников, а по площади, находящейся во владении. Чем больше квадратных метров, тем весомее голос.

Протокол

После подсчета нужно оформить протокол. Его подписывают председатель и члены счетной комиссии. Для протокола тоже существуют нормы. В протоколе о результатах очного ания должны быть указаны дата, время и место проведения собрания.

В нем также пишутся сведения о тех, кто принял участие в собрании. Прописываются результаты ания по каждому вопросу повестки дня.

Сообщаются  сведения о тех, кто проводил подсчет и сведения о собственниках, которые али против принятия решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол.

На этом процедура еще не заканчивается. В течение десяти дней всех жильцов должны проинформировать о принятом решении. Делает это инициатор проведения общего собрания. Копии протокола должны быть размещены в месте, определенном общим собранием. Сам протокол и решения по вопросам, поставленным на ание, также должны хранится в месте, определенном на общем собрании.

В заключение добавим, что в июне 2015 года были внесены изменения в Жилищный кодекс РФ и протокол общего собрания собственников был переведен в статус официального документа. Теперь подделка результатов ания влечет за собой уголовную ответственность, аинициатор собрания обязан предоставлять копию протокола в управляющую организацию или ТСЖ, а также размещать в системе ГИС ЖКХ.

Источник: https://communal-control.ru/advice/view?id=52

4 формата собраний: чек-лист для руководителей

Какие бывают собрания

Консультант в области повышения эффективности руководителей и их команд Максим Имасс рассказал о 4 типах встреч, которые помогут добиться максимальной концентрации и результативности.

Читайте подробнее в колонке эксперта, чем отличается оперативное собрание для решения кризисных проблем от брейнстормов и неформальных встреч, а также как подготовиться к каждому типу планерки, чтобы получить максимальную результативность всех участников.

Для того, чтобы коммуникация была наиболее эффективной, я предлагаю ввести определенную классификацию, 4 типа «собраний» или «встреч» :

  • Оперативное собрание для решения конкретных оперативных вопросов
  • Инновационное собрание для решения вновь возникших проблем, а также кризисных и новых непонятных вопросов
  • Стратегическое собрание для решения вопросов планирования и развития бизнеса
  • Неформальное собрание, посвященное вопросам эмоционального состояния, получения обратной связи, а также развитию культуры компании

Данная классификация основана на фундаментальных исследованиях Юнга. Каждому типу собрания соответствует определенная работа нашей психики. Таким образом можно добиться максимальной концентрации и результативности.

Оперативное собрание

На оперативном собрании решаются текущие вопросы. Данные собрания необходимо проводить регулярно, они должны проходить быстро и четко. В результате такого собрания должны приниматься четкие и понятные решения, конкретные договоренности.

Цель: понимание общей картины, оперативной обстановки

Фокус: актуальная ситуация, конкретные цифры, факты, договоренности

Ведущий – руководитель: следит за временем, передает слово, задает вопросы на понимание

Участники: руководитель и его непосредственные подчиненные (не более 10-12 человек)

Регулярность: от одного раза в день до одного раза в неделю

Ключевые вопросы:

  • Что произошло за истекший период?
  • Какова актуальная ситуация?
  • Что планируется? Какие риски/ сложности/ пожелания/ предложения?

Приветствуется: чёткость, ясность, конкретика, лаконичность 
Запрещено: тянуть время, игнорировать факты, переводить тему

Ключевые правила собрания

  • Продолжительность от 15 до 30 минут
  • Высказывается/ отчитывается каждый
  • Говорить по одному
  • Время на выступление каждого не более 1-3 минут
  • Только факты и конкретика

Считается, что оперативное собрание прошло хорошо, если каждый из участников ушел с пониманием своих действий на следующий текущий период. Также хочется отметить, что такие собрания всегда организует руководитель для своей команды – он задает вопросы, команда отчитывается.

Инновационное собрание или мозговой штурм

Такое собрание призвано решать сложные нестандартные вопросы, связанные с разработкой чего-то нового. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда существует назревшая проблема или серьезный риск для компании. К этим собраниям необходимо серьезно готовиться, а иногда приглашать специалистов. В результате такого собрания должны появиться новые идеи, решения, предложения.

Цель: поиск нового, нестандартного решения для существующей проблемы или риска Фокус: новые идеи, подходы, технологии

Ведущий – фасилитатор: формирует креативную среду, инициирует высказывание смелых идей, поддерживает обсуждение, высказывает свои идеи в конце или вообще не высказывается, подводит итоги

Участники: руководители, сотрудники, которые имеют отношение к обозначенной проблеме, приглашённые эксперты (не более 4-6 человек)

Регулярность: произвольно, в зависимости от актуальности проблемы или риска

Ключевые вопросы:

  • В чем проблема/ риск?
  • Какие последствия проблемы/ риска?
  • Какие ограничения для решения данной ситуации?
  • Какие есть идеи по решению данной проблемы/ риска?

Приветствуется: нестандартность, новизна, «сумасшедшие» идеи 
Запрещено: критиковать, давать оценку, впадать в уныние, говорить о невозможности

Ключевые правила собрания:

  • Продолжительность от 30 до 120 минут
  • Любые идеи
  • Оценка и критика запрещены
  • Говорит тот, кто хочет/ готов. Можно молчать и не высказываться
  • Субординация отсутствует – все равны

Считается, что инновационное собрание прошло хорошо, если у участников появились новые идеи, которые их заряжают и вдохновляют. Подобные собрания может инициировать и организовывать любой сотрудник компании, если он видит серьезную проблему или риск. Важно, чтобы такая инициатива была услышана и поддержана руководством. Это избавит бизнес от множества проблем и их последствий.

Стратегическое собрание

Стратегическое собрание призвано формировать понимание перспективы развития бизнеса. Людям важно понимать будущие ориентиры, планировать свою жизнь. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда появляются новые планы, ориентиры, перспективы.

К этим собраниям также необходимо серьезно готовиться. Часто для подготовки к стратегическому собранию необходимо провести несколько инновационных встреч. Также перед собранием необходимо разослать материал выступления всем участникам.

Результатом такого собрания является согласованная стратегия, план, направление развития, продукт или проект.

Цель: согласование и принятие нового направления развития

Фокус: планы на будущее, перспективы, возможности

Ведущий – модератор: представляет выступающего, следит за временем, управляет вопросами, подводит итоги

Участники: спонсоры (ключевые участники), а также коллеги и подчиненные выступающего. (количество не ограничено)

Регулярность: один раз за отчетный период

Ключевые вопросы:

  • Какая цель/ конечный результат/ KPI?
  • Какие проблемы это решит?
  • Какие новые технологии/ подходы применяются для реализации?
  • Какие этапы, продолжительность, риски, бюджет?
  • Команда?

Приветствуется: хорошая подготовка, соблюдение регламента, ясность и структурность, ответы на вопросы аудитории, готовность взять ответственность
Запрещено: перебивать выступающего, критиковать, предлагать что-то новое от себя

Ключевые правила собрания:

  • Продолжительность от 60 до 180 минут
  • Формат: выступление, вопросы аудитории, решение комиссии/ спонсоров
  • Присутствовать может любой желающий или приглашенный
  • Выступает один человек. Аудитория задает вопросы. Спонсоры принимают решение
  • Субординация и регламент строгий

Считается, что стратегическое собрание прошло хорошо, если проект/ предложение/ стратегия/ продукт были одобрены спонсорами и реализация принята к исполнению (выделен бюджет, назначен куратор, одобрена команда и т.д.) Также хочется отметить, что подобные собрания / защиты развивают системную работы в организации. А для бесперебойной работы системы важно, чтобы в ее работу было вовлечено наибольшее количество участников.

Неформальное собрание или сверка результатов

Неформальное собрание или встреча призваны «включать» людей в командную работу, а также инициировать их личное развитие. Людям важно, чтобы их слушали, слышали и понимали. Данные собрания или встречи необходимо проводить регулярно для того, чтобы не «потерять» своих сотрудников и избежать неприятных сюрпризов.

Актуальность таких собраний возрастает в условиях удаленной работы, когда некоторые люди начинают себя чувствовать «оторванными» или «брошенными». В таких ситуациях людям полезно осознать, что они не одни, что они важны. Результатом такого собрания является определенная атмосфера, состояние, отношение.

Иногда для оценки такой коммуникации используют показатель вовлеченности.

Цель: развитие отношений, командной работы, индивидуального развития

Фокус: конкретный человек/ команда, состояние

Ведущий – коуч: непосредственный руководитель или представитель HR функции. Он задает формат, слушает, передает слово

Участники: члены одной команды (количество от 2 до 8)

Регулярность: от одного раза в неделю до одного раза в месяц

Ключевые вопросы:

  • Что важного для вас произошло за истекший период?
  • Какое ваше актуальное состояние?
  • Что у вас получается/ что не получается (в рамках работы/ плана развития)?
  • Какая нужна поддержка/ участие?
  • Над чем вы готовы работать в следующий период?

Приветствуется: внимание, эмпатия, поддержка 
Запрещено: критиковать, оценивать, стыдить

Ключевые правила собрания:

  • Продолжительность от 15 до 40 минут
  • Высказывается/ делится каждый, кто хочет
  • Один говорит, другие слушают и не комментируют, не дают советы, не оценивают
  • Время на выступление каждого не более 1-3 минут
  • Только личный опыт, состояние и намерения

Считается, что неформальное собрание прошло хорошо, если в группе участников произошла «перезарядка» батареек, и все ушли наполненными и благодарными группе и участникам.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e54e9bfb501f46d45bad3b2/4-formata-sobranii-cheklist-dlia-rukovoditelei-5f636fdb61cbe322d9dcd066

Виды совещаний: протокол проведения, структура и содержание

Какие бывают собрания

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи.

Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов. Данная статья расскажет о видах проведения совещаний, поможет понять, для чего они проводятся и каким образом фиксируются в делопроизводстве.

Цели деловых совещаний

цель проведения любого вида собраний и совещаний – выработка конкретных конструктивных решений актуальных проблем и рассмотрения насущных рабочих вопросов. А также во время коллективного сбора персонал имеет возможность поделиться с вышестоящими руководителями мнениями, идеями или внести предложение по наилучшему решению проблем.

Любой вид служебных совещаний позволяет увидеть комплексную картину происходящей в организации ситуации, определить ее слабые и сильные стороны. Стоит отметить, что при участии в таком формате деловых коммуникаций происходит быстрая адаптация новых сотрудников компании или предприятия.

Задачи

Можно выделить следующие задачи всех видов совещания:

  • решение текущих проблем и вопросов;
  • интеграция действий подразделений в соответствии со стратегической целью фирмы;
  • оценка деятельности компании и ее отдельных структурных подразделений;
  • поддержание и развитие политики компании.

Для того чтобы понять, в каком формате провести такое деловое мероприятие, необходимо определиться, какая из вышеперечисленных задач будет ему соответствовать, а уже после этого можно понять, к какой классификации оно будет относиться.

Виды и классификация

Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц.

Следует выделить основную классификацию совещаний:

  1. Область принадлежности. Здесь можно выделить такие виды совещаний, как административные (которые предусматривают обсуждение проблемных вопросов), научные (семинары и конференции, целью которых является обсуждение актуальных научных вопросов), политические (предусматривающие собрание членов каких-либо политических партий и движений) и смешанные типы.
  2. Масштаб. Здесь выделяют международные, где привлекаются специалисты из других стран или зарубежные партнеры, национальные, региональные, а также городские.
  3. Регулярность. В любом формате совещания могут быть постоянно действующими или же периодическими.
  4. По месту дислокации – местные или выездные.

А также все виды совещания можно поделить следующим образом:

  1. Инструктивные, предусматривающие директивный формат проведения, где вышестоящий руководитель доносит информацию непосредственно своим подчиненным, которая далее расходится и передается по вертикали власти. Чаще всего в ходе такой деловой коммуникации доносятся распоряжения генерального директора, которые могут значительным образом влиять на ход работы предприятия, а также это могут быть нормы поведения или важные нововведения.
  2. Оперативные (диспетчерские). Цель проведения этого вида совещания – получение информации о положении дел в организации или на предприятии. Поток сведений в этом случае направлен от нижестоящих подчиненных к руководителям подразделений или генеральному директору. В основном на оперативных совещаниях рассматриваются вопросы о выполнении дорожных карт, плановых мероприятий, стратегических и оперативных планов. Важным отличием оперативного (диспетчерского) совещания от всех остальных является то, что проводятся они регулярно и имеют неизменный список участников. А также стоит отметить, что в ходе его проведения возможно отсутствие повестки дня.
  3. Проблемные. Такое совещание созывается в случае экстренной необходимости принятия решения для выполнения задач в короткие сроки или для решения возникшей глобальной для предприятия проблемы.

Помимо всего вышеперечисленного, можно отдельно выделить один самый популярный вид производственного совещания – планерку. Как правило, такое мероприятие проводится ежедневно или один раз в неделю, на котором присутствует руководитель подразделения и непосредственные исполнители, которые получают задания на день и обсуждают ход их выполнения.

Темой собрания персонала предприятия на совещание может являться любой вид вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, а также ход обсуждения может быть посвящен изменениям внешней среды, в которой функционирует конкретная организация.

Организация совещания

Любой вид совещания, независимо от его формата, требует тщательной подготовки к нему, так как от этого момента зависит его эффективность. Изначально необходимо определить следующие моменты:

  • цель;
  • обсуждаемые вопросы;
  • постановка задач персоналу (исходя из функционала и подчиненности);
  • этапы выполнения задач.

На сегодняшний день большинство совещаний проводится весьма посредственным образом, из-за чего теряется их смысл, а поставленные задачи могут выполняться некачественно. Поэтому крайне важно продумывать весь ход таких деловых встреч и выстраивать рабочее обсуждение таким образом, чтобы оно не просто отнимало время, а имело обратную реакцию со стороны коллектива.

Проведение совещаний

Следует отметить, что большие фирмы и организации, стремящиеся завоевать определенную долю рынка и развить свою компанию с целью получения большой прибыли делают большую ставку на обсуждение важных вопросов именно посредством совещаний. Из практики успешных менеджеров можно сформировать следующий свод правил, на тему как необходимо подготовиться к совещанию:

Для начала определяется список участников. Следует четко понимать, кого приглашать на совещание и какую роль он будет на нем выполнять. Часто случается, что приглашенные лица могут не разбираться в вопросе, и приглашены «на всякий случай», однако в этот момент они бы могли заниматься своими должностными обязанностями и не тратить время зря.

Важно подготовить повестку дня. Если совещание имеет плановый характер, то заблаговременно разрабатывается повестка дня, в которой указываются обсуждаемые вопросы, а также определяются основные докладчики.

Важно помнить, что данный документ необходимо направить ответственным за подготовку информации и тем, кто будет присутствовать для того, чтобы все участники смогли подготовить отчеты, предложения и дополнительные вопросы.

В случае необходимости повестка дня может корректироваться.

На первый план совещания следует выносить главные и стратегические вопросы. Докладчиками таких вопросов обязательно должны вялятся лица (руководители подразделений, участков, цехов), несущие персональную ответственность за выполнение каких-либо стратегических мероприятий компании.

Важные моменты

Важно запомнить, что любое совещание имеет два главных этапа – это подготовка к нему и само его проведение.

Первый этап включает определение актуальности проведения делового сбора, обозначаются задачи, главные и второстепенные цели, формируется перечень участников и докладчиков, подготавливаются доклады, презентации и отчет согласно тематике или ранее определенной повестке дня. Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов.

Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап – принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного ания.

Пример плана проведения совещания

Имея перед собой четко прописанный план, любой руководитель может качественно и эффективно провести совещание, что позволит получить обратную реакцию от персонала и поставить перед ними правильные задачи. Данный план может включать следующие аспекты:

  • приветственное слово;
  • заслушивание докладов и подведение итогов за определенный временной промежуток (квартал, неделя, полугодие, месяц);
  • освещение текущих проблем, актуальных для фирмы;
  • заслушивание предложений по поводу устранения проблем (мозговой штурм);
  • оценка предложенных вариантов и обсуждение их выполнения;
  • аккумулирование вариантов;
  • ание за принятие того или иного варианта;
  • определение границ во время решения проблем (определение ответственных, сроков, методов и способов).

Протоколирование

Большая часть видов совещаний нуждается в фиксации их на бумажном носителе (документе), который именуют протоколом. Ведение такого рода документации позволяет узаконить принятые решения. А также благодаря протоколу можно всегда отследить ход выполнения мероприятий, а в случае невыполнения поставленных задач определить, кто несет за это ответственность.

Прокол, как правило, ведет секретарь того руководителя, который является председателем совещания. Однако часто такая функция может быть исполнена и другими работниками.

Функции и задачи секретаря

Перед началом проведения деловых совещаний секретарь должен быть ознакомлен со списком приглашенных и перечнем обсуждаемых вопросов. Однако стоит отметить, что если совещание проводится на регулярной основе, то именно это должностное лицо собирает всю документацию (списки, планы, повестку дня и т. п.) и помогает руководителю подготовиться к проведению совещания.

Поначалу и при необходимости секретарь может попросить явившихся лиц заполнить регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. и должность. Это понадобится при составлении протокола. Далее секретарь оглашает повестку дня, что обозначает начало совещания.

Далее, когда присутствующие начинают обсуждение вопросов, секретарь фиксирует ход проведения данного мероприятия.

По окончании совещания данное должностное лицо подготавливает готовую версию протокола, после чего подписывает его у председателя и направляет все причастным лицам.

Секретарю крайне важно при составлении, уделить должное внимание внешнему виду протоколу совещания. Он обязательно должен включать в себя шапку, место проведения, список присутствующих, обсуждаемые вопросы и принятые решения.

Заключение

Из вышеизложенной информации становится понятно, что проведение совещаний на предприятиях имеет крайне большое значение. Однако всегда стоит помнить, что качественная подготовка к таким мероприятиям несет в себе больше 50% залога успеха при освещении информации, постановке задач и их качественном выполнении.

Источник: https://FB.ru/article/380139/vidyi-soveschaniy-protokol-provedeniya-struktura-i-soderjanie

Классификация собраний и совещаний

Какие бывают собрания

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И МЕНЕДЖМЕНТА ТЕХНОЛОГИЙ»

БЕЛОРУССКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА ТЕХНОЛОГИЙ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ»

На тему

«Основные правила ведения собраний и совещаний»

Студент

3 курса  з1651 группы                                                             Кулаков Д.

Руководитель                                                                         Пыко А. В.

Минск – 2018

ОГЛАВЛЕНИЕ

Сущность и особенности собраний и совещаний                                  3

Понятие собрания и совещания                                                            3

Цели и задачи собрания и совещания                                                  4

Классификация совещаний                                                                   4

Процесс проведения совещаний и собраний                                          7

Правила проведения совещаний                                                           7

Особенности проведения совещаний                                                  11

Заключение                                                                                                  15

Список использованной литературы                                                       16

Сущность и особенности собраний и совещаний

Понятие собрания и совещания

В деловых отношениях многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний, они помогают, с одной стороны найти общее решение, а с другой – держать определенную дистанцию, сглаживать острые углы и с достоинством выходить из затруднительных и неприятных ситуаций.

Собрание – обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе — протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия.

Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго определенное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью.

Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.

Совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения .

Совещания проводятся для того, чтобы обсудить начало, ход или завершение тех или иных мероприятий, меры контроля и координирования деятельности различных подразделений и структур, провести обмен информацией, взаимное общение работников из одной деловой среды, поддержать деловые контакты. Совещание предполагает участие широкого круга заинтересованных лиц, не обязательно выступающих на нем.

Таким образом, можно сделать вывод, что собрания и совещания направлены на коллективное решение вопросов и проблем на предприятии. Эти два мероприятия различает количество участников, на совещании присутствуют только компетентные сотрудники, на собрании – весь персонал предприятия. Так же они различны характером обсуждения проблем.

На совещании чаще рассматриваются текущие проблемы, а на собраниях – более общие, которые накопились за определенный временной период. Так же различны и цели их проведения.

Совещание имеет оперативный характер и направлено на совершенствование текущей деятельности, а на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ

В практике существует распространенное деление совещаний по их задачам и целям. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания .

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после ания. Такое совещание проводится по схеме: доклады; вопросы к докладчикам; дискуссия; выработка решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые административные решения.

Оперативные совещания – это так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не затяжные. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления.

Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На оперативном совещании не делают докладов.

цель – выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Тем не менее, основной целю проведения любого совещания или собрания является принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

Классификация собраний и совещаний

Собрания и совещания бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управленческих функций:

1.  Совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;

2.  Совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

3.  Совещания по внутренней организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и т.п.;

4.  Совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

5.  Совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

Так же существует классификация совещаний по стилю проведения:

1.  Автократические совещания, право выступления и право принятие решения на которых имеет только руководитель. Участники таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Такие совещания проводятся в случае, когда руководителю нужно проинформировать или дать указания своим подчиненным.

2.  Свободные совещания не имеют повестки дня. Они могут проводится без председательствующего. Такие совещания сводятся к обмену мнениями, решения по которым не фиксируются. Такое совещание проводится в форме беседы или разговора.

3.  Дискуссионные совещания – способ получения решений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерной особенностью данного способа является отсутствие критики и оценки высказываемых идей.

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально пригашенные люди. Основные составляющие мероприятия:

1.  Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

2.  Доклады (изложение сути вопросов);

3.  Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

4.  Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

5.  Прения (проведение дискуссии);

6.  Голосование (принятие или отклонение предложений);

7.  Составление протокола (письменное изложение событий);

8.  Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно, но к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

1.  Список тем для обсуждения;

2.  Ведущий мероприятия;

3.  Протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

• цели, даты, времени и места проведения собрания;

• списка приглашенных лиц;

• перечня обсуждаемых проблем;

• главной темы;

• разного;

• даты следующего собрания.

Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 846;

Источник: https://studopedia.net/10_44289_klassifikatsiya-sobraniy-i-soveshchaniy.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.